Für viele Vermieter beginnt bald wieder die Zeit der Nebenkostenabrechnungen. Dieses Thema ist sicherlich so beliebt wie die Steuererklärung, aber leider kommen Sie nicht an dieser vorbei, wenn Sie die umlagefähigen Nebenkosten für Ihre Mietwohnungen zurückerstattet haben wollen. Damit Sie am Ende eine korrekte und rechtssichere Abrechnung an Ihre Mieter schicken können, erläutern wir Ihnen die sechs häufigsten Stolperfälle.
1. Angabe von nicht umlagefahigen Nebenkosten
Die Nebenkostenabrechnung darf natürlich nur Posten enthalten, die auch als umlagefähige Nebenkosten deklariert sind. Jene Vereinbarung ist bereits vertraglich zu Beginn des Immobilien-Mietverhältnisses zu treffen. In SS 2 der Betriebskostenverordnung sind 17 Kostenpunkte aufgefuehrt, die Sie einzeln erwahnen konnen – oder Sie fuehrten einfach den Paragrafen im Vertrag auf. Alles, was nicht innerhalb der Verordnung aufgeführt ist, muss zusätzlich in den Mietvertrag integriert werden.
Wenn dies nicht der Fall ist, sind die Aufwendungen nicht umlagefähig. Sie können neu entstandene Nebenkosten übrigens auch nachtraglich Immobilien und ohne eine Zustimmung des Mieters hinzufügen. Hierfür muss im Vertrag allerdings eine sogenannte Offnungsklausel vorhanden sein und die Ausgaben müssen im Katalog der Betriebskostenverordnung aufgeführt sein.
2. Falsche Zusammenstellung der Gesamtkosten für einzelne Nebenkostenarten
Um den Mietern die Unterscheidung von umlagefähigen und nicht-umlagefähigen Beträgen zu verdeutlichen und gleichzeitig zu erleichtern, sollten die Gesamtkosten der Immobilien angegeben werden. Dadurch können erste Rückfragen seitens der Mieter ausgeschlossen werden. Zudem sollte sich die geschuldete Zusammenstellung der gesamten Ausgaben an den im Vertrag vereinbarten Posten orientieren. Dadurch können Ihre Mieter in der geforderten einfachen Weise erkennen, ob auch wirklich nur die vereinbarten Kosten abgerechnet werden.
3. Die geleisteten Vorauszahlungen sind nicht angegeben
Denken Sie daran, die geleisteten Vorauszahlungen Ihrer Mieter anzugeben und aus der Nachforderungssumme herauszurechnen. Dabei sollten Sie zudem darauf achten, dass die Zahlungen korrekt abgezogen werden. Wenn Sie die Nebenkostenabrechnung über Dritte erledigen lassen, empfehlen wir Ihnen, diese selbst nachzurechnen und auf Fehler zu überprüfen.
4. Verteilerschlussel sind unverständlich angegeben
Vermieter haben regelmäßig die Pflicht, die Nebenkostenabrechnung so zu gestalten, dass diese für den Mieter gedanklich sowie auch rechnerisch nachvollziehbar ist. Ansonsten herrscht eine formelle Unwirksamkeit vor. Insbesondere die Verteilerschlüssel müssen diesen Anforderungen entsprechen, damit sie für Laien verständlich sind. Daher muss der individuelle Verteilerschlüssel für jeden einzelnen Mieter korrekt aufgeführt und natürlich auch angewendet werden.
5. Keine Ausweisung der Umlagebasis
Mitunter kommt es vor, dass gar keine Ausweisung der verwendeten Umlagebasis in der Immobilien-Nebenkostenabrechnung erfolgt. Es sollten aber zumindest die Angabe und eine kurze Erläuterung erfolgen, welcher Verteilerschlüssel (Personenanzahl, Wohneinheiten oder Wohnfläche) verwendet wird.
6. Überschreitung der Abrechnungsfrist
Ein fataler Fehler, der Sie um eine Rückerstattung der Kosten durch Ihre Mieter bringen kann, ist die Immobilienüberschreitung der Abrechnungsfrist. Diese ist in § 556 Absatz 3 des Bürgerlichen Gesetzbuches geregelt und beträgt 12 Monate nach Beendigung des Abrechnungszeitraumes.
Sie wollen zukünftig Fehler in der Nebenkostenabrechnung vermeiden und diese Immobilien kürzer Zeit und rechtssicher anfertigen? Mit einer online verfügbaren Plattform für die Immobilienverwaltung – wie zum Beispiel Vermietet.de – ist dies ab sofort möglich. Hier wird Ihnen viel Arbeit abgenommen, wodurch Sie Zeit und Nerven sparen. Nicht nur die Nebenkostenabrechnung Immobilien ist in wenigen Klicks erledigt, sondern Sie können Ihre Immobilie auch kostenlos bewerten und sich die zukünftige Wertentwicklung anzeigen lassen.
